《员工年终奖发放说明-人力资源部门负责人》
一、总则
为规范公司年终奖发放流程，确保公平、公正、透明，激励员工积极性，提升团队凝聚力，根据《中华人民共和国劳动法》《劳动合同法》及公司相关管理制度，结合公司年度经营目标完成情况，特制定本说明。本说明适用于公司全体在职员工（含正式员工、试用期满转正员工），试用期未满、离职或处于劳动争议期间的员工不纳入发放范围。
二、年终奖发放原则
（一）公平性原则
年终奖分配以员工年度绩效表现为核心依据，结合岗位价值、工作态度、团队协作能力等多维度综合评估，确保同岗位、同绩效等级员工奖金差异合理，避免主观偏见。
（二）激励性原则
通过差异化奖金设置，强化“多劳多得、优绩优酬”导向，对核心岗位、高贡献员工给予更高比例奖励，激发员工主动性和创造力。
（三）可控性原则
年终奖总额根据公司年度净利润的10%-15%提取（具体比例由董事会审议决定），确保奖金发放与经营效益挂钩，避免过度承诺导致财务压力。
（四）合规性原则
严格遵守国家税收法规，代扣代缴个人所得税；奖金发放形式以货币为主，不得以实物、有价证券等替代；发放时间原则上为次年1月31日前完成。
三、年终奖构成与计算方式
（一）年终奖总额确定
1. 每年12月，财务部根据年度审计报告核算净利润，提出年终奖预算方案，报总经理办公会审议。
2. 预算方案通过后，人力资源部按部门编制《年终奖分配表》，明确各部门奖金池上限。
（二）个人奖金计算
个人年终奖=部门奖金池总额×个人分配系数
其中，个人分配系数由以下三部分构成：
1. 绩效系数（占比60%）
根据年度绩效考核结果划分等级：
S级（优秀）：系数1.5
A级（良好）：系数1.2
B级（合格）：系数1.0
C级（需改进）：系数0.5
D级（不合格）：系数0
2. 岗位价值系数（占比30%）
由人力资源部组织岗位评估，根据职责复杂度、决策影响力、技能要求等维度划分5档：
一档（高管层）：系数1.8
二档（部门负责人）：系数1.5
三档（专业主管）：系数1.2
四档（基础岗位）：系数1.0
五档（辅助岗位）：系数0.8
3. 司龄系数（占比10%）
司龄每满1年增加0.05，最高不超过0.3（即6年及以上司龄按0.3计算）。
示例：某员工绩效为A级（1.2），岗位价值为三档（1.2），司龄3年（0.15），则其分配系数=1.2×60% + 1.2×30% + 0.15×10% = 1.11。
四、发放流程与时间节点
（一）数据收集阶段（12月1日-12月15日）
1. 各部门提交《员工年度绩效评估表》，需经分管领导签字确认。
2. 人力资源部核对员工考勤记录、奖惩记录、培训完成情况等基础数据。
（二）核算与审批阶段（12月16日-12月31日）
1. 人力资源部完成个人奖金计算，生成《年终奖发放明细表》，公示3个工作日。
2. 员工对计算结果有异议的，可在公示期内向人力资源部提出书面复核申请，部门需在5个工作日内反馈处理结果。
3. 公示无异议后，报总经理、董事长逐级审批。
（三）发放执行阶段（次年1月1日-1月31日）
1. 财务部根据审批结果，通过银行转账方式发放奖金。
2. 同步向员工发送《年终奖发放确认书》，员工需签字回传。
五、特殊情况处理
（一）新入职员工
入职满6个月但不足1年的员工，按实际在职月份折算奖金（月数=12-入职月份+1）。
示例：员工7月1日入职，则月数=12-7+1=6个月，奖金=全额×6/12。
（二）离职员工
1. 主动离职：已提交离职申请但未完成工作交接的，暂停发放；交接完成后按实际在职月份折算。
2. 辞退/协商解除：因公司原因解除劳动合同的，按全额发放；因员工严重违纪解除的，不予发放。
（三）绩效争议
对绩效等级存疑的员工，可申请绩效复评。复评小组由人力资源部、分管领导、员工代表组成，7个工作日内出具最终结论。
六、保密与合规要求
（一）信息保密
1. 人力资源部、财务部及相关审批人员须对奖金数据严格保密，不得向无关人员透露。
2. 严禁员工私下讨论或传播他人奖金信息，违反者按《员工行为规范》处理。
（二）税务合规
1. 财务部需在发放前完成个税计算，确保代扣代缴金额准确。
2. 向员工提供《个人所得税纳税记录》，便于个人年度汇算清缴。
（三）档案留存
1. 人力资源部需保存《年终奖发放明细表》《绩效评估表》《复核申请记录》等材料，保存期不少于5年。
2. 电子档案需加密存储，定期备份。
七、附则
（一）本说明由人力资源部负责解释，未尽事宜参照公司《薪酬管理制度》执行。
（二）如遇国家政策调整或公司战略转型，可经董事会审议后修订本说明。
（三）本说明自发布之日起生效，原相关文件同时废止。
简介：本文为人力资源部门负责人制定的员工年终奖发放说明，涵盖发放原则、计算方式、流程节点、特殊情况处理及保密要求等内容，通过绩效系数、岗位价值系数、司龄系数三维度量化分配，确保公平性与激励性，同时明确税务合规与档案留存规范。
