2025年托管协议书(集锦15篇)
第一篇：基础托管服务协议
甲方（委托方）：[具体单位名称]，统一社会信用代码：[具体代码]，地址：[具体地址]
乙方（受托方）：[具体单位名称]，统一社会信用代码：[具体代码]，地址：[具体地址]
鉴于甲方因业务发展需要，需将部分人事档案及相关管理工作委托乙方进行专业化托管，双方根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，经友好协商，达成如下协议：
一、托管内容
甲方将现有在职员工[具体人数]人、离职员工[具体人数]人的纸质及电子人事档案，包括但不限于劳动合同、入职材料、考核记录、培训记录、奖惩文件等，全权委托乙方进行存储、管理、维护及提供查询服务。
二、托管期限
本协议自2025年1月1日起至2027年12月31日止，为期三年。协议期满前三个月，双方如无异议，则自动延续一年。
三、双方权利义务
甲方权利义务：
1. 按约定支付托管费用；
2. 提供真实、完整的档案资料；
3. 对乙方管理提出合理建议。
乙方权利义务：
1. 建立标准化档案库房，配备防火、防潮、防虫设施；
2. 确保档案安全，未经甲方书面同意不得泄露或外借；
3. 提供档案查询、调阅、复制服务，响应时间不超过24小时；
4. 每年向甲方提交档案管理报告。
四、费用及支付
托管费用按员工人数计算，在职员工每人每月[具体金额]元，离职员工每人每月[具体金额]元，按月结算。甲方应于每月5日前支付上月费用，逾期按日0.05%支付违约金。
五、违约责任
若乙方因管理不善导致档案丢失、损毁或泄露，应承担修复费用及法律责任，并赔偿甲方直接经济损失。若甲方未按时支付费用，乙方有权暂停服务直至费用结清。
六、争议解决
本协议未尽事宜由双方协商解决；协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。
甲方（盖章）：[具体单位名称] 乙方（盖章）：[具体单位名称]
法定代表人：[具体姓名] 法定代表人：[具体姓名]
日期：2024年12月31日
第二篇：数字化档案托管专项协议
在基础托管服务基础上，针对数字化转型需求，双方补充约定如下：
一、数字化服务内容
1. 乙方负责将甲方现有纸质档案扫描为电子格式，分辨率不低于300dpi，支持PDF、JPEG双格式存储；
2. 建立电子档案数据库，实现关键词检索、分类统计、权限控制功能；
3. 提供云端备份服务，数据存储于符合国家三级等保标准的服务器，每日自动备份，保留30天历史版本。
二、技术标准
1. 电子档案命名规则：部门代码_员工编号_档案类型_日期（如HR001_20250101_合同）；
2. 访问权限：甲方指定[具体人数]名管理员，通过双重认证（账号+短信验证码）登录系统；
3. 数据安全：乙方每季度进行漏洞扫描，每年委托第三方机构进行渗透测试，出具安全评估报告。
三、费用调整
数字化服务一次性收费[具体金额]元，分三期支付：协议签订后支付40%，扫描完成50%后支付30%，系统验收后支付30%。
四、验收标准
1. 纸质档案与电子档案一致性达100%；
2. 系统响应时间不超过2秒；
3. 连续72小时无故障运行。
（其余条款与第一篇一致，略）
第三篇：跨境人事档案托管协议
适用于有海外分支机构的甲方，核心条款如下：
一、跨境服务内容
1. 乙方协助办理境外档案出入境手续，符合《中华人民共和国档案法实施办法》第二十五条；
2. 提供多语言档案翻译服务（中英/中法/中西），翻译准确率不低于98%；
3. 协调境外合作机构进行属地化管理，确保符合当地劳动法规。
二、合规要求
1. 乙方需取得国家档案局颁发的《涉外档案服务许可证》；
2. 境外档案传输采用加密通道，密钥长度不低于256位；
3. 每年向甲方提交境外档案管理合规报告，包括数据主权、隐私保护等内容。
三、费用标准
跨境服务费按境外员工人数计算，每人每月[具体金额]美元，包含翻译、传输、属地协调等全部费用。
（其余条款略）
第四篇至第十五篇核心内容摘要
第四篇：紧急托管预案协议
约定乙方在甲方遭遇自然灾害、系统崩溃等紧急情况时，48小时内启动备用库房，确保档案可查可用。
第五篇：档案销毁专项协议
明确超过保管期限的档案销毁流程，需经双方共同确认，采用碎纸机物理销毁并留存视频记录。
第六篇：高端人才档案特管协议
对核心技术人员、高管的档案实行“双备份+专人管理”，提供24小时紧急调阅服务。
第七篇：集团化托管协议
适用于甲方旗下多家子公司，采用“总协议+子协议”模式，统一收费标准与服务流程。
第八篇：档案利用增值服务协议
乙方提供档案数据分析服务，如员工流动率统计、培训效果评估等，按项目收费。
第九篇：档案代收代发协议
乙方代为接收员工入职材料、离职证明等，通过EMS专递送达，留存签收记录。
第十篇：档案电子签名协议
引入第三方电子认证机构，对劳动合同等关键文件进行数字签名，确保法律效力。
第十一篇：档案共享平台协议
搭建甲方内部档案共享系统，设置部门级权限，实现跨部门档案调阅审批流程电子化。
第十二篇：档案审计配合协议
约定乙方在甲方接受劳动监察、审计时，提供档案调阅、说明等配合义务。
第十三篇：档案知识培训协议
乙方每年为甲方HR团队提供2次档案管理培训，内容涵盖法规更新、系统操作等。
第十四篇：档案保管责任险协议
甲方投保档案保管责任险，乙方作为共同被保险人，保险范围包括火灾、水渍、盗窃等风险。
第十五篇：协议终止与过渡协议
约定协议终止前三个月，乙方需协助甲方完成档案交接，提供过渡期技术支持。
关键词：2025年托管协议书、人事档案、数字化管理、跨境服务、紧急预案、档案销毁、高端人才特管、集团化托管、增值服务、电子签名、共享平台、审计配合、知识培训、责任险、协议终止
简介：本文集锦15篇2025年人事档案托管协议，涵盖基础托管、数字化升级、跨境管理、紧急响应、档案销毁、高端人才特管、集团化服务、增值分析、电子签名认证、内部共享平台、审计配合、人员培训、责任险投保及协议终止过渡等全场景，为企事业单位提供标准化、专业化、合规化的档案管理解决方案，助力人力资源数字化转型与风险防控。
