关于加强高校毕业生档案管理的几点思考

关于加强高校毕业生档案管理的几点思考

摘要：高校毕业生档案管理是高校教育管理工作的重要组成部分，对于毕业生个人发展、社会人才流动以及国家人才战略实施都具有重要意义。本文分析了当前高校毕业生档案管理存在的问题，如管理意识淡薄、管理手段落后、档案信息利用不充分等，并针对这些问题提出了加强高校毕业生档案管理的几点思考，包括提高管理意识、创新管理手段、加强档案信息化建设、完善档案管理制度等，以期为提高高校毕业生档案管理水平提供参考。

关键词：高校毕业生；档案管理；管理意识；管理手段；档案信息化

一、引言

高校毕业生档案是记录毕业生在校期间学习、生活、社会实践等方面情况的重要文件材料，是毕业生求职、升学、职称评定、办理社保等的重要依据。随着高等教育的普及和人才市场的不断发展，高校毕业生档案的数量日益增多，管理难度也越来越大。加强高校毕业生档案管理，提高档案管理水平，对于保障毕业生合法权益、促进人才合理流动、服务国家人才战略具有重要意义。然而，当前高校毕业生档案管理还存在一些问题，需要引起我们的重视并加以解决。

二、当前高校毕业生档案管理存在的问题

（一）管理意识淡薄

部分高校对毕业生档案管理的重要性认识不足，存在重教学、轻档案的现象。学校领导和相关部门对档案管理工作的重视程度不够，缺乏对档案管理工作的规划和指导，导致档案管理工作处于被动应付的状态。一些档案管理人员也缺乏责任心和敬业精神，对档案的收集、整理、保管和利用等工作不够认真负责，容易出现档案丢失、损坏、信息不准确等问题。

（二）管理手段落后

目前，许多高校仍然采用传统的档案管理方式，即手工操作和纸质档案存储。这种方式不仅效率低下，而且容易出现错误和漏洞。随着信息技术的发展，电子档案逐渐成为档案管理的发展趋势，但部分高校在电子档案管理方面还处于起步阶段，缺乏相应的技术设备和软件系统，无法实现档案的数字化管理和网络化共享。此外，档案的分类、编目、检索等工作也缺乏科学规范的标准，导致档案查询和利用的效率不高。

（三）档案信息利用不充分

高校毕业生档案中蕴含着丰富的信息资源，如毕业生的学习成绩、获奖情况、社会实践经历等。然而，目前这些档案信息的利用还很不充分。一方面，学校内部各部门之间缺乏有效的信息沟通和共享机制，导致档案信息无法及时、准确地为教学管理、学生就业等工作提供服务。另一方面，学校与社会用人单位之间也缺乏信息交流和合作，用人单位难以获取毕业生的全面档案信息，影响了人才的合理配置和利用。

（四）档案转递不规范

毕业生档案转递是档案管理的重要环节，关系到毕业生的切身利益。然而，当前一些高校在档案转递过程中存在不规范的问题。例如，档案转递不及时，导致毕业生在办理相关手续时遇到困难；档案转递方式不安全，容易出现档案丢失或损坏的情况；档案转递地址不准确，导致档案无法送达用人单位等。这些问题不仅给毕业生带来了不必要的麻烦，也影响了学校的声誉和形象。

三、加强高校毕业生档案管理的几点思考

（一）提高管理意识

1. 加强领导重视

学校领导应充分认识到毕业生档案管理的重要性，将档案管理工作纳入学校的发展规划和年度工作计划中，明确档案管理工作的目标和任务，加强对档案管理工作的领导和指导。定期召开档案管理工作会议，研究解决档案管理工作中存在的问题，为档案管理工作提供必要的经费、设备和人员支持。

2. 增强管理人员责任心

档案管理人员是档案管理工作的直接执行者，其责任心和业务水平直接影响着档案管理的质量。学校应加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素质和业务能力。同时，要建立健全档案管理人员考核机制，将档案管理工作纳入绩效考核范围，对工作认真负责、成绩突出的管理人员给予表彰和奖励，对工作不力、出现失误的管理人员进行批评和处罚，增强管理人员的责任心和敬业精神。

（二）创新管理手段

1. 推进档案数字化管理

随着信息技术的发展，档案数字化管理已成为档案管理的发展趋势。高校应加大对档案数字化管理的投入，引进先进的档案管理软件系统和设备，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储和管理。通过建立档案数据库，对档案信息进行分类、编目、检索和统计，提高档案管理的效率和准确性。同时，要加强对电子档案的安全管理，采取加密、备份等措施，确保电子档案的安全可靠。

2. 实现档案网络化共享

高校应建立档案信息网络平台，实现学校内部各部门之间以及学校与社会用人单位之间的档案信息共享。通过档案信息网络平台，用人单位可以及时、准确地获取毕业生的档案信息，为人才的选拔和录用提供依据。同时，学校内部各部门也可以利用档案信息网络平台，实现信息的快速传递和共享，提高工作效率和管理水平。

（三）加强档案信息化建设

1. 完善档案信息采集系统

档案信息的采集是档案管理的基础工作。高校应建立完善的档案信息采集系统，规范档案信息的采集内容和格式，确保档案信息的真实性和准确性。同时，要加强对档案信息采集工作的监督和管理，防止出现虚假信息或遗漏信息的情况。

2. 建立档案信息分析系统

档案信息中蕴含着大量的有价值的信息，通过对档案信息的分析，可以为学校的教学管理、学生就业等工作提供决策依据。高校应建立档案信息分析系统，运用数据分析技术，对档案信息进行深入挖掘和分析，为学校的发展提供参考。

（四）完善档案管理制度

1. 建立健全档案管理制度

高校应建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责和流程，规范档案的收集、整理、保管、利用和转递等工作。制定档案保管期限表，对不同类型的档案确定相应的保管期限，确保档案的安全和完整。同时，要加强对档案管理制度的宣传和培训，使全体师生和档案管理人员都能了解和遵守档案管理制度。

2. 加强档案管理的监督检查

学校应加强对档案管理工作的监督检查，定期对档案管理工作进行检查和评估。建立档案管理监督检查机制，对档案管理工作中存在的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保档案管理工作符合规范要求。同时，要接受上级主管部门和社会各界的监督，不断提高档案管理水平。

四、结论

高校毕业生档案管理是一项重要的工作，对于毕业生个人发展、社会人才流动以及国家人才战略实施都具有重要意义。当前高校毕业生档案管理还存在一些问题，如管理意识淡薄、管理手段落后、档案信息利用不充分、档案转递不规范等。为了提高高校毕业生档案管理水平，我们需要提高管理意识，创新管理手段，加强档案信息化建设，完善档案管理制度。只有这样，才能确保高校毕业生档案的安全、完整和有效利用，为毕业生的发展和社会的进步提供有力的支持。

简介：本文针对当前高校毕业生档案管理存在的问题，如管理意识淡薄、管理手段落后、档案信息利用不充分、档案转递不规范等，提出了加强高校毕业生档案管理的几点思考，包括提高管理意识、创新管理手段、加强档案信息化建设、完善档案管理制度等，旨在提高高校毕业生档案管理水平，保障毕业生合法权益，促进人才合理流动，服务国家人才战略。